Rétroplanning
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Comment faire un rétroplanning ?

Faire un planning en partant de la date de fin de projet, c’est possible. Le rétroplanning est une méthode de planification qui, contrairement aux autres procédés d’organisation en gestion de projet, sera inversée. Très utilisé dans les entreprises, le rétroplanning est reconnu pour assurer la réussite des projets. Permettant de planifier les projets à partir du délai d’exécution, le rétroplanning offre une vision globale de tout le projet.

En quoi consiste un rétroplanning ?

Contrairement à d’autres méthodes de planification de projet, le rétroplanning doit son nom à son principe inversé. En effet, il est établi à partir de la date de fin du projet, celle du deadline. La démarche consiste à travailler à rebours, à partir de cette date de fin du projet, pour mettre sur pied un plan d’action et élaborer les étapes servant de lien entre chaque tâche.

Certes, le rétroplanning reste sur le même principe qui permet de positionner les repères et les tâches sur un planning, mais le montage n’est pas le même. Le principal intérêt du rétroplanning est de connaître, de façon précise, le volume de travail qu’il faut pour chaque étape du projet. Il identifie également les étapes non indispensables, des superflus qui pourraient retarder la réalisation du projet. Le rétroplanning est idéal pour planifier un projet lorsque l’échéance est plutôt lointaine.

Procéder à l’élaboration d’un rétroplanning

La création d’un rétroplanning semble être une mission ardue, sauf qu’il est tout à fait accessible en suivant minutieusement chaque étape. Il faut :

Première Étape

  • Être réaliste. Avant d’entamer la création d’un rétroplanning, il faut, en premier lieu, se focaliser sur l’objectif final, le « livrable » dans son terme technique. Il est recommandé de vérifier si l’objectif est réaliste, car un projet doit être faisable, avec la possibilité d’être atteints. Lorsqu’on est sûr que le projet peut être accessible, il est temps de décider la date à laquelle il doit être achevé.
  • Lister et procéder à la division des tâches. Cette étape est très importante pour déterminer les différentes tâches, et si besoin, de les découper en sous-tâches. Il faut commencer par établir une liste des différentes tâches, avec les différents objectifs pour chaque tâche. Diviser les tâches en sous-tâches est nécessaire lorsque la tâche présente un grand volume d’opérations. La liste permet de mieux détailler le rétroplanning et facilitera ainsi l’attribution des tâches et offrira une vision plus étendue et plus concrète de la progression du projet.
  • Mettre par ordre les tâches. Les tâches sont définies, il faut ensuite procéder à leur organisation en les mettant par ordre chronologique. Il est à noter qu’une grande partie des tâches sont séquentielles, c’est-à-dire que la prochaine tâche doit être entamée seulement quand la précédente est finie. Les tâches interdépendantes doivent être classées par ordre.

Seconde étape pour un rétroplanning

  • Désigner le ou les responsables de chaque tâche. Après que l’ordre chronologique des tâches est défini, on peut commencer à « dispatcher » en attribuant chaque tâche à un responsable par le Chef de Projet. Il est à noter qu’il est possible d’assigner une responsable à plusieurs tâches.
  • Évaluer la durée des tâches. Une fois que les tâches, les sous-tâches et les responsables définis, il faut estimer le temps que chaque tâche va prendre. Cette durée est plutôt aléatoire, mais elle peut devenir plus précise au fur et à mesure. Toutefois, il est important d’évaluer cette durée en fixant les jours, les semaines ou les mois durant lesquels la tâche doit durer.

Troisième étape

  • Définir les ressources nécessaires. Cette partie consiste à mettre un coût sur chaque tâche. Il s’agit du budget alloué à la réalisation de la tâche. Cette étape doit également évaluer le besoin en effectif pour réaliser la tâche, combien de personnes doivent travailler dessus ?
  • Établir le chemin critique du projet. Avec toutes les informations qui ont été recueillies précédemment, on peut connaître les tâches critiques du projet. Pour être sûr de les identifier, il est recommandé d’adopter la méthode du chemin critique. Un projet d’une certaine envergure peut générer plusieurs chemins critiques si un projet moins complexe sera rattaché à un seul.
  • Disposer les tâches en sollicitant le diagramme de PERT. Les tâches et la durée de chacune d’elle sont maintenant connues, il faut alors les classer par ordre chronologique. Pour pouvoir les classer dans les règles, on pourra avoir recours à la méthode de PERT. Le diagramme de PERT permet de bien définir les tâches interdépendantes et d’identifier le chemin critique. On peut ensuite finaliser le rétroplanning en se référant au diagramme de Gantt.
  • Créer le modèle de rétroplanning. Toutes les conditions sont maintenant remplies, la mise en place d’un rétroplanning est validée. La création d’un rétroplanning est essentiellement assurée par un logiciel classique comme Excel, mais d’autres logiciels de gestion de projet sont également accessibles. La plupart des outils peuvent calculer automatiquement la date de début du projet et celle du début et de la fin de chaque tâche à partir des informations recueillies.

Comment procéder si la date de début du projet est déjà passée ?

Il se pourrait que, après que le logiciel ait effectué son calcul, la date probable pour commencer le projet soit déjà passée. Ce genre de cas est très fréquent. Cependant, il y a des démarches qui permettent de rattraper la situation et de maintenir le deadline. Ainsi, on peut :

  • Vérifier toutes les estimations attribuées à chaque tâche, car il se pourrait que certaines sont surévaluées
  • Dans certains cas, on peut reconsidérer tous les détails sur le projet pour pouvoir restreindre la charge de travail. Cette solution est à effectuer avec le client. Si cette démarche ne peut pas se faire, il faut penser à repousser le deadline pour que toutes les tâches puissent être réalisées en observant une marge supplémentaire pour chaque tâche
  • Il est également possible de soumettre une demande de surplus de budget pour pouvoir doubler les effectifs qui se chargeront de certaines tâches. Toutefois, cette solution budgétaire ne pourrait pas rattraper le délai si la durée des tâches est inflexible
  • L’ultime solution qui pourrait corriger ce quiproquo est de réviser la réorganisation des tâches internes. Cela consisterait à réduire la durée d’exécution sans pour autant léser la qualité.

Il est cependant recommandé de ne pas trop forcer sur un projet lorsque sa réalisation est aléatoire ou tout à fait impossible quand les tâches ne rentrent pas toutes dans le rétroplanning. Il serait plus judicieux de renoncer au projet ou de négocier avec le client et faire preuve d’honnêteté.

Pourquoi avoir recours au rétroplanning ?

Le rétroplanning présente des atouts notables dans l’organisation d’un projet. Il est très pratique pour :

  • Planifier un projet d’une certaine importance et présentant des contraintes qui consistent à honorer une date de livraison ferme. Le rétroplanning est la méthode idéale pour assurer les délais exigés par le client et respecter la date d’échéance
  • Choisir et organiser les ressources requises pour chaque tâche. Le rétroplanning assure une précision sur le budget à réserver pour chaque étape, ainsi que sur le nombre de responsables à assigner
  • Définir la date de début du projet, comme on connaît la date à laquelle le projet doit être fini. Il est recommandé d’observer une certaine marge pour chaque étape afin de prévoir les éventualités.
Je m'appelle Steve, je suis passionné par de nombreux sujets. De la cryptomonnaie, à l'équipement de la maison, en passant le monde de l'entreprise et bien d'autres choses encore, je vais tenter de vous partager mes tips sur ces différents sujets.

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