La bonne gestion des factures et le recouvrement à temps des créances constituent des éléments essentiels pour maintenir une trésorerie saine. Pour vous aider à préserver la bonne santé financière de votre PME ou TPE, nous vous proposons de découvrir ici nos meilleurs conseils. En effet, cela vous permettra d’éviter les retards dans le recouvrement de vos créances échues et d’effectuer des relances de paiement à temps.
Opter pour les logiciels de suivi et de relance de paiement
Pour une petite entreprise, les opérations de recouvrement des créances peuvent représenter une tâche fastidieuse. Pour gagner aussi bien en temps de traitement qu’en efficacité, nous vous recommandons d’investir dans les logiciels de suivi et de relance du paiement des factures. En effet, ces outils informatiques permettent de garder un œil sur la prescription de créance, mais pas que.
Automatiser des rappels de paiement
L’une des fonctionnalités intéressantes dont disposent les logiciels de suivi et de relance du paiement des factures est leur capacité à programmer des rappels. Ces derniers sont à 100 % configurables et permettent d’envoyer automatiquement des rappels à différents clients. Vous pouvez ainsi choisir d’adresser des rappels à vos clients à des intervalles prédéfinis.
Un tel système vous permettra d’optimiser le rendement de vos services comptables. Mieux, ils pourront se concentrer davantage sur d’autres activités sans perdre trop de temps sur la relance des paiements. Ce faisant, vous réduirez les risques de retards dus à des oublis ou à une mauvaise gestion des délais.
Personnaliser les messages de relance
Pour une entreprise qui souhaite se démarquer de la concurrence, personnaliser les messages de relance de créances aux clients peut constituer un réel atout. En effet, les relations que vous entretenez avec vos clients ne sont pas les mêmes. Il serait alors maladroit d’envoyer un même message type à vos clients.
Au contraire, en vous servant des logiciels de suivi de factures clients, vous pourrez personnaliser chaque message envoyé à vos clients. Cette flexibilité des logiciels de suivi et de relance vous permettra d’adopter une approche personnalisée et courtoise. Vos clients se montreront plus enthousiastes à l’idée de régler leurs factures dans les délais impartis.
Un suivi centralisé
L’autre chose importante qu’il convient de souligner est que l’utilisation des logiciels de suivi permet de tout centraliser en un seul endroit. Dites au revoir à la paperasse encombrante, car toutes les informations relatives aux paiements et aux litiges éventuels sont enregistrées dans la mémoire du logiciel. Cette conception très optimisée permet aux entreprises de garder une vue d’ensemble de toutes leurs factures en temps réel.
Mettre en place des politiques de paiement claires et efficaces
Si les logiciels de suivi ne vous enchantent pas, alors tâchez de mettre en place une bonne gestion des factures au sein de votre entreprise. Voici un exemple pratique de politique à mener.
Fixez des conditions de paiement précises
Dans vos rapports avec vos clients, définissez des conditions de paiement précises et transparentes. Les situations ou clauses contractuelles ambiguës favorisent souvent les retards de paiement. Indiquez clairement les délais ainsi que les modes de règlement acceptés par votre entreprise. Ces mesures préventives permettront à vos clients, dès le début de la relation commerciale, de savoir à quoi s’en tenir.