Que l’on soit une petite ou grande entreprise, la gestion mensuelle de la paie est chaque mois une tâche inévitable mais aussi complexe. Fort heureusement, au fil des années et grâce au développement des outils numériques, la gestion de paie a été grandement facilitée et accélérée. Fini le traitement à la main, il existe aujourd’hui des logiciels dédiés, et même des solutions en ligne permettant aux entreprises de gagner en efficacité, en précision et en efficacité le traitement des salaires, l’édition des fiches de paie et les déclarations obligatoires. Mais attention, toutes les solutions du marché ne se valent pas. Si votre outil actuel vous semble dépassé ou si vous envisagés de vous tourner vers une nouvelle solution, voici 6 fonctionnalités indispensables que devrait vous proposer tout bon logiciel de paie en ligne.
Automatisation de l’édition des bulletins de paie
Plus une entreprise compte de salariés, plus la gestion des fiches de paie devient complexe, du fait des différences qu’ils existent évidemment entre les différents collaborateurs, que ce soit pour le niveau de salaire, les primes, les absences, les congés, etc. De ce fait, éditer l’ensemble des bulletins de paie est à la chronophage et complexe car cela peut nécessiter de nombreuses manipulations s’il faut traiter chaque cas de façon individualisée.
L’automatisation des fiches de paie revêt donc un intérêt stratégique pour les services comptables et RH, et plus globalement pour les entreprises puisqu’elle constitue un gain de temps, et donc d’argent, tout en limitant la réalisation de tâches répétitives pour permettre aux collaborateurs concernés de ce concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
L’automatisation de l’édition des bulletins de paie est généralement la fonctionnalité de base de tout logiciel de paie en ligne et la facilité et l’intuitivité de cette opération doit être l’un de vos principaux critères de choix lorsqu’il s’agit de comparer plusieurs logiciels. Mais elle demande une réelle réflexion pour identifier et lister les paramètres comptables et RH qui devront remonter dans le logiciel et réaliser la parfaite migration des informations et données existantes vers la solution de gestion de paie choisie.
Mise à jour automatique des évolutions légales et réglementaires
Bien plus qu’une simple fonction comptable et mathématique, la gestion de paie répond également à un grand nombre de règles juridiques. Or, au fil du temps, au gré des lois, la législation et les formalités en vigueur évoluent, qu’il s’agisse de questions liées à la comptabilité pure ou aux ressources humaines. Or ces évolutions impactent évidemment la façon de traiter les salaires et l’édition des fiches de paie dans l’entreprise.
Ainsi, toute entreprise se doit d’être attentif aux changements légaux et réglementaires pour éviter de se mettre en défaut et risquer des pénalités pour irrégularités. Par le passé, il revenait aux services comptables et RH d’assurer une veille régulière ou de se faire conseiller sur les évolutions en cours. Mais le développement des outils informatiques vise à simplifier cette démarche en proposant un suivi automatisé et une mise à jour régulière des règles et normes devant être pris en compte.
Ainsi, lorsque vous sélectionnerez un nouveau logiciel de paie en ligne, assurez-vous que l’éditeur assure une veille juridique continu, qu’il garantisse la fiabilité des règles sociales et conventionnelles prises en compte par son outil, de sorte que les fiches de paie éditées s’inscrivent bien dans le cadre légal actualisé.
Sécurité des accès et des données
Les services comptables et RH gèrent de nombreuses données sensibles pour l’entreprise, qu’il s’agisse de données personnelles et professionnelles relatives aux collaborateurs ou de données comptables et stratégiques relatives à la société. Il est donc crucial que la sécurité de ces données soient garanties afin d’éviter qu’elles ne se retrouvent disponibles en dehors de l’entreprise ou qu’elles soient piratées.
Les éditeurs de logiciel de gestion de paie en ligne sont évidemment des acteurs centraux dans la sécurisation des données relatives à la paie, par le niveau de sécurité qu’ils peuvent garantir, notamment dans un univers ou le Cloud et les outils en mode SAAS sont désormais omniprésent. Ainsi, il est préférable de faire appel à des spécialistes et des acteurs reconnus non seulement pour l’opérabilité de leurs solutions et logiciels, mais aussi pour le niveau de sécurité garantis par leurs outils.
Au-delà du logiciel et de son propre niveau de sécurité face au menace externe, l’entreprise doit également opter pour un outil lui permettant de gérer simplement les accès aux collaborateurs, en définissant des niveaux de droit, en simplifiant la création et la suppression de comptes utilisateurs, etc.
Automatisation des déclarations sociales obligatoires
La gestion de la paie n’implique pas seulement le traitement des salaires et l’édition des bulletins pour chaque collaborateur de l’entreprise, elle concerne également l’ensemble des déclarations sociales obligatoires lui sont liées, qu’elles soient mensuelles, annuelles ou ponctuelles. Par-là, on pense principalement à la Déclaration Sociale Nominative (DSN) qui intègrent les déclarations auprès de Pôle Emploi, les déclarations d’indemnités journalières, les congés parentaux, les cotisations URSSAF, la transmission des données de paie, etc.
Il y a quelque temps encore, rares étaient les logiciels à proposer ce type de fonctionnalités et certains éditeurs se démarquaient en mettant en avant le gain de temps et d’efficacité proposer par leurs logiciels de paie intégrant l’automatisation des déclarations sociales obligatoires. Certes tous les éditeurs de logiciel de paye ont aujourd’hui l’obligation d’intégrer la fonction émission des déclarations obligatoires, mais le mieux est que cette tâche soit automatisée.
Ainsi, assurez-vous que les solutions ayant retenus votre intérêt intègrent bien ces fonctionnalités et leur automatisation, tant au niveau de la création des documents que pour leur envoi aux services concernés.
Export et import des données et tableaux de synthèses
Si votre futur logiciel de paie en ligne semble proposer en interne l’ensemble des fonctionnalités répondant aux besoins de vos services comptables et RH, n’oubliez pas que, pour une raison ou un autre, il pourrait être intéressant de pouvoir utiliser les données et informations qu’il contient, que ce soit pour les retravailler, les transmettre ou en cas de changement de solution.
Il est donc essentiel pour vous puissiez exporter toutes vos données de paye simplement et de façon fiable, et inversement que vous puissiez importer simplement des données externes.
Au-delà du seul import/export de données, il peut être intéressant de vous renseigner sur l’interopérabilité du logiciel de paie avec les autres solutions et outils utilisées dans votre entreprise dans le cadre des process de gestion de ressources humaines, afin de faciliter, d’accélérer et de sécuriser la connexion entre ces outils.
Assistance et support technique
Pour terminer, il ne s’agit pas de traiter d’un fonctionnement purement RH ou comptable proposées par les logiciels actuellement présent sur le marché, mais d’un service complémentaire qui semble désormais incontournable : le support et l’assistance. Car, si les commerciaux sont généralement prompts à rappeler leurs prospects et à leur présenter leurs solutions, certaines entreprises pêchent en revanche par le niveau d’assistance proposé et la disponibilité du support, vous laissant seuls face aux problèmes rencontrés.
Pourtant si simples et intuitifs soient les logiciels de paie en ligne aujourd’hui disponibles, à n’en pas douter vos collaborateurs seront un jour confrontés à une problématique d’usage, un bug technique, une fonctionnalité dont ils ne maîtrisent pas parfaitement l’usage. Et compte tenu du caractère légal et réglementaire de la gestion de paie, il est impératif que vos équipes puissent avoir des réponses fiables et rapides à leur demande.
Ainsi, le niveau de support et la rapidité de l’assistance doivent impérativement entrer en jeu dans les critères de choix de votre futur logiciel. N’hésitez pas à questionner les différents éditeurs sur leur engagement sur ce point précis.
Conclusion
Le choix d’un logiciel de paie en ligne pour votre entreprise est une décision importante et même stratégique en de multiples aspects. Il y a de nombreuses caractéristiques à prendre en compte, mais nous espérons que cet article a permis de mettre en évidence les fonctionnalités essentielles que vous devriez rechercher dans un produit de qualité. Avec ces éléments de base à l’esprit, vous devriez être en mesure de réduire vos options en toute confiance et de trouver la meilleure solution logicielle pour les besoins de votre entreprise. Listo Paye, Payfit, Sage… Les logiciels et solutions permettant de traiter la rémunération, d’éditer fiches et bulletins de paie dans un cadre efficace et légal ne manquent pas. A vous de trouver celle qui conviendra le mieux à votre service comptable et RH. Si vous avez-vous d’autres conseils pour choisir le bon logiciel de paie en ligne, n’hésitez pas à les partager avec nous dans les commentaires !
